Checklist imprescindible para organizar un evento corporativo

Todos los que nos dedicamos a la organización de eventos y todas aquellas personas que por su trabajo o de forma privada hayan organizado alguna vez un evento, sabemos que puede ser una tarea bastante compleja. Son muchos los detalles que hay que tener bajo control. Por eso, para organizar un evento se necesita tiempo y mucho rigor, para que no se nos escape ninguno de esos detalles.

Para facilitar esta tarea, hemos preparado un check list básico para ayudarte a conocer de forma más sencilla todo lo relativo al evento y conseguir que sea más controlable y organizado.

Objetivos y estrategia son el primer paso

Es imprescindible tener claros cuales son nuestros objetivos. Con esto claro, podremos decidir a quién queremos invitar, es decir, a quién va dirigido nuestro evento. Como siempre decimos, los eventos corporativos se han convertido en una herramienta de comunicación imprescindible y que da muy buenos resultados. Pero para conseguir esos resultados, hay que saber primero qué queremos conseguir. Tiene lógica, ¿verdad? Por tanto, una vez hayamos decidido el mensaje que queremos transmitir y a quién, podremos llevar a cabo una buena estrategia de planificación y personalización adaptada a la empresa y sus objetivos.

Por otro lado, nos preguntaremos con qué antelación debemos empezar a organizar todos los detalles. La respuesta a esta pregunta no es tan fácil ya que dependerá de varios factores: el tipo de evento, el destino elegido, el sitio que queremos reservar.. Para evitar indeseados problemas de falta de disponibilidad, es mejor ser previsores. Es mejor pasarse de precavidos que dejarlo todo para el último momento.

Con todo esto dicho, vamos a hacer un pequeño desglose de los puntos imprescindibles y sus tareas básicas:

Planteamientos básicos 3 meses antes del evento: 

• 3 meses es el tiempo mínimo que te recomendamos que elijas para dejar reservados los espacios y avisar a los invitados.
• Hay que esforzarse por conocer bien a los proveedores elegidos para estar al tanto de sus puntos fuertes y débiles. Este conocimiento nos permitirá un mejor control de todos los detalles el día del evento.
• Ten claro y deja claro cuál es la fecha límite para que las personas a las que has invitado confirmen su asistencia. No olvides tener en cuenta detalles como, por ejemplo, las fechas en las que un catering te penaliza por reducir el número de comensales.
• El esquema básico del programa del evento debe estar fijado. No hace falta concretar horarios, pero sí tener claro la duración aproximada de las reuniones, el número de pausas de café, el equipamiento necesario de la sala, el tipo de almuerzo..
• Es muy importante avisar a los ponentes, sobre todo si no pertenecen a la empresa. Sus agendas estarán más o menos ajustadas, y esto te puede dar más de un dolor de cabeza.
• En caso de ser un evento de relevancia y vayas a contar con medios de comunicación, también puedes preavisarles para que se agenden el evento lo antes posible.
• Las actividades, excursiones, restaurantes.. todo esto debe quedar reservadoa falta de concretar detalles
• No olvides que, para un evento de marca, la decoración también es importante y, al menos los colores corporativos, deben estar presentes.

Planteamientos básicos para 1 mes antes del evento: 

• Es primordial que la jornada fluya con naturalidad. Queremos decir con esto que no debemos tener un horario demasiado ajustado. Los retrasos son habituales, por lo que esto no debe suponer un gran desajuste en el programa. A estas alturas, debemos tener un esquema casi definitivo contando con esos posibles retrasos.
• Es importante también confirmar si se necesita proporcionar transporte a los asistentes para dejarlo reservado.
• Confirmaremos el menú elegido en los Restaurantes e informaremos de horarios, dietas, números de personas.. Haremos lo mismo con cualquier actividad o excursión programada.
• Una vez listo el programa, ya se puede enviar una copia a las personas que han confirmado su asistencia.
• Empezaremos a promocionar el evento (si lo necesitamos). Apoyarse en las redes sociales es ya algo imprescindible.
• Haremos una lista de posible material que tengamos que comprar nosotros mismos si se diera el caso. Por ejemplo, tener a mano una caja de bolígrafos o de botellas de agua.
• Tener ya decidido si le vamos a preparar un detalle de bienvenida a los asistentes. Así mismo, las cartas de bienvenida y despedida deben estar ya redactadas.
• Debemos tener claro si las necesidades de los ponentes y de la propia sala de reunión en cuanto a material audiovisual, están cubiertas.

Planteamientos básicos para 2 semanas antes del evento:

• Es imprescindible hacer un repaso del programa con cada una de las personas involucradas puesto que de esta manera sabremos si hay alguna duda por parte de alguno de ellos y tendremos margen para solucionarlas.
• Haz el envío de cualquier material que vayas a necesitar tener disponible en el lugar de la celebración
• Envía una nota de prensa a los medios de comunicación. Esto te ayudará a dar una mayor difusión al evento en caso de que lo necesites.

Planteamiento básico para una semana antes del evento:

• Nuevo repaso de programa con el mismo fin que el de la semana anterior
• Si tienes una App específica para el evento, manda a todos los participantes un enlace para que puedan descargarla. Si no la tienes, no olvides llevar suficientes copias del programa impreso para repartirlas in situ.

Planteamiento básico para 1 día antes del evento:

• En el lugar de la celebración debe estar todo el material que vayamos a necesitar. Tenemos que comprobar que no falte nada.
• Intenta adelantar todo lo que sea posible, cualquier detalle de decoración o de material técnico.
• Prueba que todo el material audiovisual funciona correctamente.
• Sigue apoyándote en las redes sociales para que tu evento consiga un mayor alcance.

Planteamiento básico para el día del evento: 

• Hay que estar en el sitio con la suficiente antelación como para poder solventar cualquier imprevisto.
• Nuevo repaso de programa para asegurarnos de que cada persona involucrada en la coordinación, lo tiene todo claro.
• Los carteles de señalización deben estar bien ubicados.
• Las acreditaciones deben estar bien ordenadas en una mesa donde sea ágil su reparto a los asistentes.
• Vamos a intentar saludar a todos los asistentes de uno en uno si es posible. No tiene que ser una persona en particular, pero deben recibir un “hola, buenos días” en la puerta de la sala de reunión.
• Comprueba que todo está limpio y listo a la hora prevista.
• No bajes la guardia cuando ya estén todos los asistentes en su sitio. Si ves que alguno de ellos necesita algo, asegúrate de que se le atiende rápidamente.

Planteamiento básico una vez termina el evento 

• ¿Recuerdas que teníamos que marcarnos unos objetivos antes de empezar la organización del evento? Ahora es el momento de comprobar si lo hemos alcanzado y en qué proporciones.
• Agradece por escrito la asistencia a cada persona y pídele su feedback
• Agradece también el buen trabajo realizado a todos los colaboradores, proveedores y trabajadores que han hecho posible el correcto desarrollo del programa.
• Comprueba que tienes la facturación al día para cerrar todos los gastos lo antes posible y poder hacer un balance final.

Con este checklist, hemos querido compartir un planteamiento básico para organizar eventos exitosos. En cualquier caso, como profesionales, sabemos lo complicado que puede llegar a ser y la cantidad de tiempo que requiere invertir. Para garantizar un resultado perfecto, siempre será mejor contar con la ayuda de una agencia especializada. La experiencia con la que cuenta una agencia, te va a garantizar el éxito del evento.

Esperamos que este artículo te haya resultado interesante. No dudes en contactar con nosotros para cualquier cosa que necesites. Será un placer tener noticias tuyas.

No olvides seguirnos en tu red social favorita. ¡Nos encantará verte por allí!

Seguir en Facebook  Seguir en Instagram  Seguir en Linkedin