5 claves para organizar un evento exitoso

Todos los profesionales de los eventos conocemos la complejidad que conlleva nuestro trabajo. Se necesita tiempo, capacidad de atención al detalle y experiencia para que no se escape nada. Tener todo controlado estando bajo presión es bastante complicado. Por eso, la gran mayoría de las empresas prefieren contratar servicios de profesionales para garantizar unos resultados perfectos en cada evento que realizan.

Hoy queremos compartir algunos consejos básicos que todos debemos tener en cuenta si nos encargamos de organizar cualquier tipo de evento de empresa.

Establecer un objetivo es el primer paso

En primer lugar, como siempre decimos, hay que tener claro cuál es el objetivo del evento que vamos a organizar. A día de hoy, los eventos se han convertido en una de las principales herramientas de comunicación por parte de las empresas. Por eso es primordial que lo primero sea plantearnos qué es exactamente lo que queremos comunicar a los asistentes, cuál es el motivo y qué esperamos conseguir. Estas 2 situaciones de ejemplo son muy distintas:

• Reunión anual de los Directores de Marketing de una empresa para compartir resultados, analizar lo positivo y negativo y proponer objetivos para el año siguiente. Normalmente se acompaña de una agenda motivacional y alguna actividad de Team Building que refuerce el networking y la comunicación entre ellos.
• Presentación de nuevo producto a la que invitamos a los distribuidores. También se puede enfocar a prensa pero sería en grupos separados. Aquí el objetivo será que cada asistente entienda y experimente las características de ese nuevo producto para que sea capaz de venderlo lo mejor posible. Nos centraremos en impresionar a los asistentes, en que recuerden nuestro evento con un efecto wow. Se pueden realizar actividades que fomenten las relaciones con la marca.

Como vemos, los objetivos son distintos. No podemos plantear 2 eventos de la misma manera. Por tanto, lo primero será siempre elegir ese objetivo para poder plantear una estrategia acorde: presupuesto, invitados, programa, lugares..

Elegir la antelación adecuada también es muy importante

Tenemos que ser conscientes de que el sector de los eventos está en auge. Esto se debe a que es una herramienta que funciona muy bien. Cada vez hay más espacios con características y capacidades muy distintas para adecuarse a la creciente demanda. Requiere una inversión pero reporta muy buenos resultados. Con esto queremos decir que no podemos dejar las reservas “de un día para otro”.Si no reservamos los espacios con la suficiente antelación podemos encontrarnos con varios problemas: el espacio que queremos no está disponible, los ponentes que queremos invitar ya tienen la agenda completa, los vuelos o billetes de tren elevan sus precios…, por poner sólo algunos ejemplos.

Por tanto, y basándonos en números muy generales, hablaremos de una antelación mínima de 3 o 4 meses para empezar a reservar lugares y mandar invitaciones. Esto quiere decir que todo el proceso decisorio tiene que estar hecho antes. En cualquier caso, si hablamos de un número de personas elevado y en según qué destinos, el movimiento tiene que empezar con al menos 6 meses de antelación. No todos los destinos tienen capacidad para albergar varios grupos de según qué número de personas a la vez, por ejemplo, por lo que si la demanda es alta, ¡tenemos que llegar los primeros! Y si hablamos de un congreso que puede mover miles de personas, podemos recomendar incluso más de un año de antelación según la logística que se necesite.

Organización y planificación son las claves del éxito.

Una vez dicho lo anterior, tenemos que confesar que son muchas las ocasiones en las que no se cuenta con esos espacios de tiempo. La media ronda en una antelación de 3 meses, pero son muchos los clientes que se plantean esta necesidad un mes antes. ¿Se puede hacer? Por supuesto. Y con una semana también. El abanico de posibilidades no será el mismo, pero una agencia especializada siempre va a encontrar una solución.

Siempre se piensa que lo más importante es el presupuesto del que se disponga. Y esto no es del todo cierto (aunque lógicamente es muy importante). Si contamos con suficiente tiempo para una correcta organización y planificación, se pueden hacer maravillas con casi todos los presupuestos.

La creatividad y las nuevas tecnologías son el nuevo “must”

La mayoría del público que asiste a un evento, ya ha asistido a otros antes. Si queremos que nos recuerden, tenemos que darle nuestro toque, no puede ser un evento más. Ya hemos comentado más arriba que no se pueden enfocar 2 eventos de la misma forma y que cada vez hay más proveedores dispuestos a ayudarnos a dar esos toques especiales.

No tenemos por qué enfocar nuestra creatividad en una realidad virtual sobre un escenario lleno de robots, drones volando e infinitas luces. Si tienes el presupuesto es genial, los asistentes te recordarán seguro J. Pero no hace falta llegar tan lejos. De hecho, los detalles a la hora de distinguirnos son fundamentales. Nosotros creemos que encontrar un equilibrio entre lo creativo y lo tradicional funciona mucho mejor, la experiencia se disfruta más que cuando “no sabes con qué te van a sorprender durante todo el día”.

Y no olvidemos hacer uso de los medios sociales para la promoción del evento, para una mayor difusión y alcance y para una vida más larga de todo el contenido generado. Con la cantidad de esfuerzo e ilusión que se pone en cada evento, las redes sociales nos ayudarán a que todo eso llegue a más personas.

Análisis del evento

Y por último y no por eso menos importante, tenemos que ser capaces de sacar unas conclusiones. Analizaremos la respuesta de los asistentes, el feedback, el alcance, el gasto.. todo esto hará que podamos calcular el retorno que nos pueda generar la inversión que hemos realizado. Esto también forma parte del éxito.

Esperamos que este artículo te haya resultado interesante. Y como siempre, no dudes en ponerte en contacto con nosotros para pedirnos más información. ¡Estaremos encantados de ayudarte en lo que necesites!

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