El auge del “meeting design”: creando experiencias

Se abre paso una nueva tendencia. El “meeting design” o diseño (meticuloso) de las salas de reuniones, de celebración, programas, jornadas.., está cada vez más extendido como un método para causar sensación e impresionar a los asistentes a cualquier evento que se precie. Pero no hablamos sólo de decoración, no. El “meeting design” es como una película con un escenario, unos actores y guión totalmente definido y abierto felizmente a cualquier improvisación. Vamos a explicarlo mejor.

¿Qué es el “meeting design”?

Con el mobiliario, las luces, la decoración, la recepción, la forma de hablar, la distribución, la agenda.. todo contribuye a construir la experiencia. Por tanto, una vez abrimos la puerta de la sala o lugar usado para tal efecto, cuando arrancamos con el evento, TODO es parte del “meeting design”. Porque cada elemento que incluyamos, puede cambiar la percepción de cada persona, y por eso hay que cuidar al máximo cada detalle.

¿Cómo le damos ese toque a nuestras reuniones?

Vamos a poner algunos ejemplos de lo que podría hacer diferente la conferencia o evento que estés organizando. Pero ojo, esto son sólo algunas ideas. Conociendo el perfil de los asistentes, podremos adaptar nuestro evento para sorprender en cada ocasión.

Recibir a los delegados de forma distinta

Normalmente, contamos con un Hospitality Desk para informar y entregar acreditaciones o algún material necesario. Otras veces una azafata dice “hola” amablemente a cada persona que entra en la sala. O incluso los organizadores saludan personalmente en la puerta. Bueno pues podemos sencillamente cambiar esto, salirnos un poco de lo normal. Si el evento y perfil de asistente nos lo permite.. ¿por qué no colocar un actor, muñeco (el que quieras pero ¡¡gigante!!), una “súper mano” diciendo “hola”..? Sea lo que sea, el objetivo es que saque una sonrisa a cada persona que se acerque.

Mobiliario de la sala

Tenemos tan asumido lo que es una reunión que no nos planteamos darle un aire distinto. Son mesas de trabajo con sillas, siempre dirigidas hacia donde está el ponente que dirige la reunión en cada turno. Pues opciones hay miles, desde introducir muebles de diseño, originales, antiguos, sillones al suelo, alfombras.. hasta dejar el salón diáfano con sillas a los lados y que cada uno se siente donde quiera. ¿Por qué no? Recuerda siempre que ante cambios bruscos en lo que estamos acostumbrados, debemos tener siempre a una persona del “staff” dispuesta a acompañar y explicar a los delegados cómo pueden posicionarse.Se trata de sorprender para agradar y no para desubicar.

Participación

Imagina que tienes una reunión con pocos asistentes y decides que cada uno suba al escenario a presentarse. Decimos pocos porque si son muchos nos podemos eternizar. Y si a alguno no le gusta hablar en público, no pasa nada. ¡Nos subimos todos y listo! La idea es participar en la reunión desde que llegas y saber que estás en un formato que va a fomentar encarecidamente ese hecho. Un formato distinto que desde el primer momento pretende sorprender y hacerte disfrutar de la experiencia.

Invitar a los participantes a jugar

Ya sea para romper el hielo o por el simple placer de hacer reir a los asistentes, se puede introducir en la reunión algún juego que haga que todos los presentes participen. ¿Te imaginas presentarte teniendo en la mano un micrófono con un globo que se hincha cada vez más y que todos sabemos que va a explotar? ¡Hay que presentarse deprisa para pasar ese micro a otra persona!

Talleres muy prácticos

Nos salimos radicalmente del formato ponente – audiencia, para que al menos se convierta en un formato 50% práctico. En este sentido los talleres son los reyes del mambo. No puede faltar la parte teórica que nos sitúa en un contexto y que expone directamente un mensaje, pero el hecho de que los asistentes experimenten de primera mano lo que queremos que retengan, es básico. Por ejemplo, ya que hablamos de “design”, podemos hacer grupos y facilitar material para que cada equipo diseñe una esquina del salón según lo explicado en la parte teórica. Como este ejemplo, las ideas son ilimitadas según el mensaje, producto o servicio con que estemos tratando.

Experimentar el destino de cerca

Cuando hablamos del “meeting design”, no sólo hablamos de lo que ocurre dentro de la sala de reunión. El programa de la jornada puede transcurrir fuera y dentro y durar varios días. Una de las acciones más valoradas por los participantes es el conocimiento de la ciudad en la que están, pero presentada de forma distinta: visita interactiva a museos, gymkanas deportivas por el centro de la ciudad, rutas gastronómicas en grupos, talleres de cocina.. todo vale siempre que evitemos el simple tour sin más. Tenemos que darle nuestro toque personal e intentar ser originales y regalar una experiencia divertida, enriquecedora, relajante.. ¡el objetivo y adjetivo los elijes tú!

Sorprende a la llegada, pero también a la salida

Cuando ya llega la hora de despedirse, estamos viendo que el evento ha sido un éxito porque hemos trabajado duro en este original formato y todos los asistentes lo han disfrutado. El Feedback está siendo excelente. Pero.. ¿todo acaba aquí? ¡No! ¿Y si proponemos un último juego? Por ejemplo, imita el formato de los “scape rooms” y fomenta una última actividad que consiste en conseguir salir de la sala o del edificio a través de pistas y mini juegos. Se trata, una vez más, de fomentar la comunicación entre los asistentes y su participación desde el principio hasta el final.

Como decíamos más arriba, este formato no sólo permite la improvisación sino que la busca, al favorecer la sorpresa y la participación. Por eso, lo expuesto aquí son sólo algunas ideas. La imaginación no tiene límites y no seremos nosotros los que se los pongamos. ¿Te atreves a probar esta tendencia? ¡Te ayudamos en lo que necesites!

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