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¿Cómo es la “nueva normalidad” en los eventos corporativos?

Vuelven los viajes y los eventos y vuelven con ganas. Se nota que todos estamos deseando recuperar la normalidad. Nuestro sector ha sido uno de los más afectados, pero a la vez, es el más preparado para volver a la actividad de forma segura. Tenemos en nuestra mano el itinerario completo y sabemos quién asiste. Definitivamente, los grupos de empresas son los más seguros. ¡El sector vuelve con fuerza!

Como todos sabemos, el futuro a corto plazo, está fuertemente relacionado con la seguridad. Realizar los eventos de forma responsable es fundamental y para eso, contamos con una serie de medidas cuyo objetivo no es otro que garantizar esa seguridad. Somos profesionales y entendemos la importancia de supervisar que los programas de eventos, reuniones e incentivos se desarrollen sin riesgos. No es para nada difícil, ni mucho menos. Sólo remarcamos la importancia de trabajar con profesionales.

Los protocolos desarrollados a este efecto por el Instituto de Calidad Turística, son recomendaciones a nivel nacional, que se complementan con las establecidas por las comunidades autónomas y las especificaciones de cada proveedor. Son normas que cambian continuamente adaptándose a las circunstancias, por lo que ahora más que nunca nos conviene estar actualizados constantemente.

Protocolos de Seguridad Eventos

¿Cuáles son los requisitos generales?

Si hablamos de generalidades, los protocolos se centran en 5 puntos claros: mantenimiento de la distancia social, ventilación de los espacios, control de aforos, limpieza y desinfección constante y un uso adecuado de las medidas de protección.

No podemos olvidar que cada actividad y espacio tiene sus características y nos adaptaremos a ellas, priorizando espacios al aire libre o ventilando y desinfectando continuamente. En este sentido, el número de personas por m2 y la renovación del aire son especialmente importantes.

La función principal de los responsables del evento, además de todo lo que conlleva la organización de siempre, es supervisar que todo se desarrolle sin incidencias. Para eso, es muy importante el trabajo en equipo, por lo que los clientes, participantes y/o expositores deben colaborar con las medidas de prevención. Igualmente, los proveedores, van a tener actualizados sus planes de contingencia y garantizar el cumplimiento de esas medidas.

 

¿Qué es lo primero a tener en cuenta?

El hecho de proporcionar una información clara es imprescindible. Todas las partes interesadas conocerán las opciones disponibles en materia de seguridad y en función del evento, desarrollaremos juntos el programa perfecto y propuestas atractivas.

Como siempre, asesoraremos sobre cuáles son los mejores espacios según las necesidades organizativas, poniendo énfasis en este caso, en el aforo, en la posibilidad de llevar a cabo las actividades al aire libre y eligiendo siempre los proveedores que ofrecen las máximas garantías.

Por mencionar algún ejemplo concreto, sabemos que preocupan los aforos, ya que en salas de reunión se reducen bastante o que en servicios de restauración y catering se dificulta la operativa, sobre todo, de cócteles y buffets. Como profesionales, podemos garantizar que, si conocemos a los proveedores y los elegimos bien, esto no va a ser un problema. 

Podemos decidir entre mantener la distancia de seguridad (ahora 1,5 metros) o bien llevar protección individual. Es muy recomendable hacer buen briefing para informar a todos los asistentes acerca de las medidas acordadas. Por otro lado, consideramos imprescindible tener controladas las condiciones adecuadas de limpieza y ponemos foco en ello.

Medidas para eventos corporativos

¿Cómo organizamos un banquete?

Es una de las preguntas más recurrentes. En las mesas de banquete, la forma de acomodar a las personas, se basan en las normas específicas de restauración, que, dicho sea de paso, no son demasiado limitantes de cara al cliente (sí son estrictas de cara al staff). Más bien apelan a la responsabilidad individual (con unos mínimos establecidos), propuesta con la que estamos muy de acuerdo. Si hablamos de ejemplos reales, podemos sentar en cada mesa 10 personas, separadas de las otras mesas por 1,5 metros. Es conveniente tomar los datos de los participantes que componen cada “equipo”.

Para poner más ejemplos, podemos mencionar que se potencian las monodosis, que no se dispongan materiales que puedan tocar varias personas (como un servidor de ensalada, por ejemplo), recordar el mantenimiento de la distancia entre personas, fomentar corners de buffet atendido (y no autoservicio), poner señalizaciones para indicar donde se sitúa el camarero y dónde se sitúa el cliente.. y todas las ideas que puedan ayudar a que se sigan las medidas de forma fluida.

 

¿Y los aforos?

Los aforos máximos cambian cada semana y son distintos en cada comunidad autónoma (te informaremos según cada caso concreto). El hecho de respetar al milímetro las distancias, por ejemplo, en una sala, reduce casi a un tercio su capacidad. Como alternativa, podemos proponer el uso de mascarillas. La capacidad de ventilación en este aspecto es de suma importancia. Otro ejemplo (a día de hoy) son los cócteles, para los que se establece un mínimo de 3 o 4m2 por persona para calcular el aforo.

Los representantes de los espacios van a controlar la gestión de aforo y colas con nuestra ayuda, que, como organizadores, supervisaremos que todo vaya bien. En referencia a las colas, lo más común sería prever el flujo y marcar zonas y flechas a seguir. Además, como ya hemos comentado, hay que apelar a la responsabilidad individual. Es también muy útil la cartelería, que actúa como un recordatorio permanente. Recomendamos ponerla a diferentes niveles para que, miremos donde miremos, veamos ese recordatorio.

Evento virtual o híbrido

El sector está preparado

Todos los profesionales del sector, podemos gestionar cualquier evento con todas las garantías de seguridad. Por otro lado, entendemos que es normal que surja la duda sobre cómo mantener la parte más lúdica o divertida. Es aquí donde entran en juego la creatividad y pericia de los organizadores, así como el conocimiento profundo del destino. Reiteramos que no es difícil y que si trabajamos en grupo (organizadores, clientes, participantes y proveedores), todo irá sobre ruedas.

Al trabajar con grupos y profesionales que supervisan continuamente el desarrollo de las actividades, el riesgo se reduce casi al cero. Como decíamos más arriba, es una ventaja saber quién es cada persona que asiste y controlar todo el programa. Los clientes por su parte, están dispuestos a ampliar la información facilitada en beneficio de la correcta gestión de la situación. Las empresas están muy concienciadas, estamos todos en el mismo barco. No es nuevo que se recojan datos para, por ejemplo, restricciones alimentarias o movilidad. El sector, en este sentido, está más preparado que otros para llevar con fluidez esta trazabilidad.

Por otro lado, se calcula que, en un par de meses, se contará con un test rápido mejorado y a un precio menor. Sería entonces una posibilidad añadir esos test al resto de medidas (ventilación, distancia social, espacios al aire libre y el uso de mascarillas junto con una correcta higiene).

España gana al coronavirus

Un trabajo en equipo

Es fundamental la formación del personal para que sepan cómo reaccionar ante cualquier incidencia (además de saber reconocer los síntomas). Pero no sólo el staff debe tener esta información. Todos queremos recuperar nuestra movilidad y nuestras relaciones habituales. La información está ahí.

Vuelven los viajes y eventos y vuelven fomentando el trabajo en equipo entre agencias, clientes y proveedores. La norma número uno es la autoprotección. A partir de ahí, los profesionales estamos para supervisar que la vuelta a la normalidad que todos queremos esté prácticamente libre de riesgos. Queremos transmitir un mensaje de seguridad, estamos totalmente volcados en ganar la batalla y no cabe duda de que lo vamos a conseguir entre todos.

Afortunadamente, España es un destino con muchísima experiencia en eventos, reuniones, incentivos, congresos.. Además, cuenta con un clima que facilita enormemente la elección de espacios al aire libre. Y ojo, no perdamos de vista que es cuestión de tiempo, la normalidad real llegará, es un esfuerzo pasajero. Uno de los objetivos fundamentales de los eventos es conectar personas y estamos recuperando esta esencia poco a poco. ¿Te sumas a volver? ¡Estamos deseando tener noticias tuyas!

Para ampliar la información, puedes consultar un resumen de las medidas establecidas para el sector MICE de forma más técnica y en profundidad en este link. En cualquier caso, siempre nos puedes consultar directamente tus dudas concretas y estaremos encantados de resolverlas. ¡Te esperamos!

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