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Directrices y recomendaciones para el Turismo MICE y la Organización de Eventos en la prevención del contagio del Covid-19

Medidas elaboradas por el Instituto de Calidad Turística para la prevención del Covid 19

El objetivo de todo este trabajo no es otro que el de cuidar a trabajadores, visitantes y residentes. Las medidas propuestas son un mínimo a cumplir, puesto que cada espacio conoce sus instalaciones y servicios y debe adecuar esas medidas a su entorno específico.

No estamos ante un decreto de obligado cumplimiento, sino que hablamos de un catálogo de recomendaciones (sí está decretado a día de hoy, por ejemplo, el uso de mascarillas en espacios cerrados).

Somos profesionales y queremos generar confianza en nuestros clientes. Todos tenemos en nuestras manos herramientas para frenar el contagio. Disponemos a continuación un resumen de las normas que se han elaborado avaladas por el Instituto de Calidad Turística. Aunque no sean normas obligatorias, es responsabilidad de todos llevarlas a cabo.

 

Requisitos generales para el organizador:

  • Planificar las tareas y reuniones garantizando la distancia de seguridad
  • Identificar a los trabajadores sensibles al riesgo de contagio para adecuar las medidas preventivas
  • Disponer de un termómetro sin contacto.
  • Control horario que evite el uso de una misma superficie por distintos empleados o desinfectar tras cada uso.
  • Asegurar la protección de los empleados. En servicios subcontratados, se debe supervisar que el personal cuente con los equipos necesarios.
  • Facilitar información clara sobre las medidas que se implanten. Formar a los empleados en el correcto uso de mascarillas, guantes y EPI, así como en la forma de desecharlos y supervisar que los proveedores lo hagan. También en cuanto a la asistencia a personas con discapacidad.
  • Solicitar a las empresas proveedoras sus protocolos.
  • Ventilación de espacios en función de las posibilidades y con un mínimo diario.

 

Medidas de protección para el personal:

El personal debe conocer el plan de contingencia y sus responsabilidades. Concretamente, el personal debe:

  • Evitar el saludo con contacto físico y respetar la distancia de seguridad siempre que sea posible.
  • Atender a la evaluación de riesgos, que determinará la obligatoriedad de utilizar EPI y el tiempo de uso. En todo caso, se debe cumplir lo que determine la legislación vigente.
  • Tirar cualquier desecho personal y los EPI a los contenedores habilitados.
  • Desinfectar frecuentemente los objetos de uso personal y evitar compartir equipos de trabajo.
  • El personal de limpieza debe utilizar el EPI adecuado, mínimo mascarilla y guantes que se deben desechar de forma segura. Se habilitarán cubos de apertura no manual. En caso de servicios subcontratados, la organización debe supervisar que se cumplan estos procedimientos.

 

Medidas informativas en el diseño y ejecución de actividades:

En la propuesta se debe informar al cliente y a otras partes interesadas de las medidas que deben implementarse y que deben formar parte del acuerdo contractual. La organización debe solicitar:

  • A clientes, participantes y/o expositores que acepten las condiciones de prevención y medidas higiénico-sanitarias.
  • A los proveedores, los planes de contingencia y el compromiso que garantice el cumplimiento de las medidas.

Las comunicaciones entre el proveedor y el cliente serán en varios formatos siempre accesibles.

 

Durante la actividad:

  • Comunicar las recomendaciones y medidas a los participantes.
  • Incorporar señalética ligada a la distancia de seguridad.
  • Gestionar las incidencias en cuanto a la aplicación de los protocolos.
  • Determinar los soportes para informar y comunicarse antes, durante y después de la actividad evitando el uso de folletos.

 

Diseño de la actividad MICE

El organizador debe considerar:

  • Espacios y aforos considerando la posibilidad de realizar las actividades al aire libre.
  • Necesidades del montaje.
  • Servicios que pueden ofrecerse.
  • Selección de empresas proveedoras, considerando sus protocolos.
  • Medidas informativas.
  • Inclusión de compromisos y responsabilidades en los contratos.

 

Preparación y desarrollo de la actividad

El organizador debe supervisar el cumplimiento de las medidas preventivas. De forma general, la organización gestora del espacio es responsable de la determinación de los aforos, gestión de colas, mantenimiento de la distancia de seguridad entre participantes y el personal, y resto de protocolos definidos.

Montaje/desmontaje: Adoptar las medidas de distanciamiento en salas, pabellones y espacios, de acuerdo al aforo definido y aumentando los espacios entre pasillos y zonas de confluencia entre participantes. Se debe realizar una limpieza y desinfección del espacio una vez se haya realizado el montaje.

 Gestión de accesos: Adecuar los itinerarios informando de los puntos de acceso definidos y distribución del tráfico de personas y vehículos considerando horas punta.

Secretaría técnica:

  • Fomentar las gestiones y pagos online. Si no es posible, fomentar uso de tarjeta o contactless, desinfectando el terminal tras cada uso.
  • Gestionar las colas con marcadores de suelo o cintas respetando la distancia a menos que se use mascarilla.
  • Informar previamente al participante mediante cartelería u otros medios de las condiciones de acceso y el cumplimiento de protocolos.
  • Habilitar puntos con solución desinfectante en los accesos.
  • Habilitar la zona para el registro, inscripción o secretaría asegurando la distancia de seguridad.
  • Evitar material impreso.
  • Limpiar y desinfectar los mostradores a diario y tan frecuentemente como sea posible.

Además, en su caso, los certificados de asistencia se deben enviar en formato digital y los objetos promocionales se deben entregar desinfectados y de forma individual.

Si la organización recoge los datos de contacto para posibilitar la trazabilidad de estos en caso necesario, se debe realizar de acuerdo con el marco legal en materia de protección de datos.

Mecanismos para la gestión de aforos:

  • Implementación de sistemas de conteo de personas y control de entrada y salida
  • Identificación de puntos de potenciales aglomeraciones.
  • Implementación de horarios que permitan la desinfección profunda del espacio.
  • Señalética o personal que ayude a gestionar el tráfico de personas.
  • Establecer, en actividades que impliquen colas y posibles aglomeraciones, acceso prioritario para personas mayores, embarazadas y personas con movilidad reducida o discapacidad.

 Gestión de aforos en ferias comerciales: Determinar el aforo que permita la distancia de seguridad, máximo de 1 persona cada 3 m2 de superficie. Además, se recomienda la ampliación de pasillos, pabellones y otros espacios, así como la distribución espacial de la zona de exposición que ayude a la distribución del tráfico.

Gestión de aforos en actividad congresual, incentivos, reuniones, convenciones, conferencias y eventos: Determinar el aforo que permita mantener la distancia de seguridad, 50% de aforo máximo en auditorios o espacios con gradas o 1 persona cada 2 m2 de superficie en salas de reuniones y espacios diáfanos. Además, se recomienda tomar medidas de pre-distribución del espacio que va a ser ocupado.

Servicios audiovisuales: La organización debe coordinarse con la empresa de audiovisuales para la planificación del montaje, ensayo y desmontaje minimizando el contacto entre personas. Se debe realizar sin participantes y se recomienda acotar las zonas técnicas para mantener la distancia.

Gestión de comunicaciones, ponencias, presentaciones: Promover la entrega con antelación del material audiovisual de los ponentes (por correo electrónico, a través de la nube o canales telemáticos). Se debe garantizar la distancia de seguridad entre el ponente y el resto de participantes.

Se desaconseja el uso de atriles y si fuera imprescindible deben desinfectarse entre usos. Si fuera necesario el ordenador, disponer de un protector para el teclado por ponente. Si se usan pasadores de diapositivas, deben desinfectarse tras cada uso. Se recomienda micrófono individual o disponer de un juego de esponjas por ponente.

En su caso, promover las aplicaciones y smartphones para votaciones interactivas, evitando dispositivos compartidos.

Equipos de traducción simultánea: En caso de que se requiera se recomienda que se preste en remotocon auriculares desechables o asegurar la desinfección. En caso de que no pueda realizarse de forma remota debe habilitarse una cabina por intérprete y desinfectarse tras el cambio de turno.

Salas y zona de networking: Los espacios en los que se celebren las actividades deben adecuarse a los aforos definidos y a las medidas de protección e higiénico-sanitarias. En la acomodación de asistentes, se debe intentar mantener la distancia de seguridad y vigilar que se respete. También controlar las puertas de entrada y salida para evitar que los asistentes tengan que tocarlas para abrir y cerrar.

Cuando haya modificación en la distribución del mobiliario hay que garantizar la distancia de seguridad, que no se obstaculice la zona de paso y no afecte a la accesibilidad.

 Servicio de catering: Atender al aforo, respetando las distancias de seguridad. Se evitará la presentación a granel o cualquier disposición que no evite el contacto entre participantes. Se recomiendan alimentos en formato individual como porciones individuales tipo pack-lunch, productos empaquetados, cafés en vasos desechables cerrados, buffet asistido por personal..

Deben establecerse puntos de entrega descentralizados para evitar concentración de personas. Se debe disponer de papeleras de accionamiento no manual. Cuando sea posible, se recomienda el servicio al aire libre. En cualquier caso, deben cumplirse las medidas para la reducción del contagio en servicios de restauración establecidas en la norma específica.

Guardarropa: Se debe guardar la distancia de seguridad entre personal y participante. Los resguardos del guardarropa deben entregarse sin contacto.

Aseos: Debe definirse, comunicarse y controlarse el aforo de los aseos, que deben contar con dispensadores de papel de secado o secador de manos (preferiblemente con sensor), dispensadores de desinfectante a una altura de entre 70 cm y 120 cm y papeleras con apertura de accionamiento no manual.

Aparcamiento y transporte: Si es necesario, se recomienda habilitar espacios de aparcamiento y señalización adecuada para la distribución de los vehículos mediante personal auxiliar. Adicionalmente facilitar información sobre aparcamientos públicos si en el espacio no hay una zona exclusiva para esto. Si hay autobuses, la empresa de transporte debe implementar las medidas específicas de la norma para el transporte de pasajeros.

 

Requisitos de limpieza y desinfección

Gestión de residuos: Identificar papeleras para mascarillas, guantes y EPI (rojo, de residuos hospitalarios o gris, de restos). Deben disponer de tapa y accionamiento no manual y estarán en zonas comunes, aseos y salida del espacio. La recogida de papeleras debe realizarse de forma que queden cerradas. Todo material de higiene personal debe depositarse en la fracción resto.

Plan de limpieza y desinfección: El espacio debe adaptar su plan de limpieza considerando:

  • Incremento de frecuencias en zonas de mayor contacto.
  • Ventilación diaria y con la mayor frecuencia posible.

En caso necesario se contará con una guía de recomendaciones para los servicios contratados por los expositores y organizadores para sus actividades, así como materiales de construcción recomendados y productos de limpieza.

En caso de utilizarse carros de limpieza, deben desinfectarse tras cada turno quedando registro de las limpiezas y desinfecciones realizadas.

Si la limpieza es subcontratada, la organización debe exigirles un plan adaptado a las actuales circunstancias.

Productos de limpieza y desinfección: Listado de viricidas: https://www.mscbs.gob.es/profesionales/saludPublica/ccayes/alertasActual/nCov-China/documentos/Listado_virucidas.pdf

Requisitos de mantenimiento: Disponerse de un protocolo específico para el personal de mantenimiento que debe contemplar al menos:

  • Protección con medios adecuados.
  • Una vez finalizada la asistencia, desechar los EPI y lavarse las manos.

Debe revisarse el sistema de aire acondicionado periódicamente y evitar el modo recirculación de aire.

 

Modo de actuación en caso de personal infectado o de riesgo

  • Los síntomas son tos, fiebre y dificultad respiratoria principalmente y dolor muscular y de cabeza en algunos casos.
  • El 80% presentan síntomas leves y el periodo de incubación es de 2-14 días. El 50% presenta síntomas a los 5 días.
  • Si un trabajador tiene síntomas de la enfermedad, se pondrá mascarilla quirúrgica, se le retirará de su puesto y se contactará con el Servicio de Prevención de Riesgos Laborales, el teléfono habilitado por la Comunidad Autónoma o centro de salud y se seguirán sus instrucciones. Se pondrá en conocimiento de la empresa.

 

Distancias de seguridad

Actualmente se ha establecido en 1,5 m. Se aconseja consultar posibles actualizaciones.

Se debe garantizar la correcta comunicación entre cliente y personal de atención al público cuando se instalen elementos físicos de separación.

 

Uso de mascarillas

La recomendación es utilizar EPI desechables que garantice la máxima protección con la mínima molestia. La correcta colocación es fundamental así como su retirada, desechándose.

Las mascarillas recomendadas en entornos laborales son las higiénicas (no reutilizables, fabricadas según la norma específica y con uso limitado a 4 horas, o reutilizables, lavables a temperatura superior a 60° tras periodo de uso similar). También se pueden usar mascarillas quirúrgicas (preferible para personal contagiado o con sintomatología). Se aconseja el uso de estas mascarillas en ambientes cerrados en presencia de otras personas.

En caso de acceder a zonas con personas contagiadas usar mascarillas de protección respiratoria (tipo FFP2 o FFP3) excepto si no hubiera acercamiento a menos de un metro y medio.

 

Uso de guantes

Han de cambiarse con frecuencia según su uso y se puede aplicar sobre ellos solución desinfectante para prolongar su utilidad.

INFOGRAFÍAS DE INTERÉS 

Uso correcto mascarilla
Uso correcto guantes
infografia lavado de manos

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