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Los eventos virtuales ¿han venido para quedarse?

Hasta hace un par de meses, apenas se hablaba de los eventos virtuales. Estaban presentes como apoyo para poder asistir a determinados eventos y reuniones sin tener que desplazarnos cada semana, y ahora, nos han ayudado a salvar nuestras necesidades de comunicación al verse afectada nuestra movilidad.

Eventos virtuales o híbridos

¿Pero qué es un evento virtual?

Para el que no lo tenga muy claro, son sencillamente encuentros o reuniones celebradas de forma virtual o digital. En lugar de vernos en un lugar físico, la sala de reunión se convierte en un sitio web. En lo que a transmisión de la información se refiere, estos encuentros virtuales tienen la misma capacidad que los presenciales. Además, se está avanzando en su mejora en estos meses más que en los últimos cinco años debido a las necesidades actuales.

Si hablamos de lo que conocemos como “networking”, podríamos decir que es menos fluido. Seguro que todos, aunque sea de forma personal, hemos hecho algunas video llamadas grupales que a veces son algo caóticas. Para hacerlo de forma ordenada, es necesario que esté bien organizado y que contemos con la figura de un moderador (o varios) que minimice esa “falta de fluidez” de la que hablamos.

Este tipo de plataformas constituyen una herramienta fantástica, usada sobre todo, como apoyo a los eventos “face to face”. Amplía, sin lugar a dudas, la capacidad en cuanto a número de asistentes. Nace de aquí el concepto de evento híbrido, en el que se mezclan lo tradicional con lo virtual.

Eventos virtuales e híbridos

¿Cuáles son los eventos virtuales más comunes?

Son muchos los usos que se les puede dar a este tipo de plataformas. Al fin y al cabo, su finalidad es conectar personas, y según a cuánta gente se quiera involucrar y qué tipo de necesidades tengamos, podremos hacer uso de esta herramienta a medida. Los más usados son los siguientes:

 

  • Conferencias: La estructura es la misma que una conferencia física, pero sin estar presente en un lugar determinado. Son sesiones dirigidas por expertos en las materias a tratar. Igual que en una sala de reunión, se puede “levantar la mano” para hacer preguntas e interactuar en directo con los ponentes.
  • Reuniones: Es muy usado desde hace ya varios años, sobre todo para mantener reuniones internas entre el personal de una empresa que está situado físicamente en distintos lugares. El objetivo es ponerse al día sin moverse de la oficina.
  • Webinars: Mayormente usado para formación o charlas. Los asistentes virtuales se pueden comunicar con los ponentes, aunque quizá esa comunicación está más reducida en este formato, puesto que el objetivo principal es explicar algo de forma detallada y que sea el ponente el que use la mayor parte del tiempo.
  • Ferias: Está diseñada igual que una feria común, pero el espacio es virtual en lugar de físico. Los expositores deben esforzarse para ser llamativos en sus descripciones y captar la atención de los asistentes virtuales. Se pueden concertar citas al igual que se haría de forma presencial, pero en formato virtual.
  • Híbridos: Se trata de organizar el evento en cuestión, contando con una parte de los asistentes de forma presencial y otra parte siguiendo el evento en streaming (en directo de forma virtual). Ahora que no podemos concentrar a muchas personas a la vez, es una muy buena opción (una de las más usadas por las empresas a día de hoy).
Evento virtual o híbrido

¿Qué ventajas e inconvenientes tiene este formato?

Todo tiene sus ventajas y sus inconvenientes, como todo en la vida. Está claro que esta herramienta te permite comunicarte a un coste menor, aunque es cierto que el impacto en el destinatario también es menor. Permite que personas de todo el mundo se conecten, si bien no con la cercanía del “face to face”.

Hacer uso de estas herramientas es un apoyo de mucho valor, que ahora, en el momento en que vivimos, nos ayuda a mantener esas necesidades comunicativas. Hay que reconocer, y no es para menos, que echamos de menos vivir las cosas en primera persona. Impactar a los asistentes in situ es mucho más fácil que hacerlo a través de una pantalla, acercarse a ellos es más accesible si los tienes delante, charlar es más fluido y todo se recuerda de una forma más especial.

Son necesarios ciertos valores añadidos para hacer que los encuentros virtuales o híbridos, se asemejen a los encuentros de siempre. Por ejemplo, si organizamos un coffee break en una sala durante una jornada presencial habitual, ¿por qué no hacerlo también de forma virtual? Podemos enviar a casa de los asistentes virtuales un completo desayuno que hará que nos acerquemos más a ellos con algo tangible. Igual podríamos hacerlo con una cena a la que incluso podemos amenizar con algún espectáculo en directo. No olvidemos la importancia de los moderadores o coordinadores en este tipo de encuentros. Son realmente indispensables.

Evento virtual o híbrido

Un apoyo para el “face to face”

Ahora es el momento de que aprovechemos todas las ventajas que nos ofrecen las sesiones virtuales. Pero el futuro, no tan lejano, nos permitirá volver a reunirnos cara a cara y, ahora que se conoce mejor, mantendremos este apoyo virtual que tan necesario se hace cuando el tiempo escasea. Además, no podemos negar que el formato híbrido, abre un abanico de posibilidades hasta ahora poco exploradas y que seguirán siendo usadas cuando las reuniones y eventos vuelvan a celebrarse normalmente. Podremos llegar a más personas, ya que tendremos la opción de usar este formato para ampliar nuestra audiencia.

No podemos negar que la tecnología nos salva de las situaciones más complicadas, y en este caso no iba a ser menos. Pero está claro que volveremos a viajar, a disfrutar de los reencuentros, a conocer gente nueva, a hacer nuevos contactos, a disfrutar de una cena, de un espectáculo, de las charlas en vivo en las que después, puedes brindar y hablar distendidamente con todos los que te acompañan. El “face to face” nunca dejará de ser el rey para todo tipo de eventos sean corporativos o no. El factor experiencial ha sido clave en los últimos años y no va a dejar de serlo.

Ya a día de hoy (contáctanos para una información actualizada), se pueden realizar eventos y reuniones, aunque con algunas limitaciones principalmente de aforo (y manteniendo todas las garantías de seguridad y salud, por supuesto). Pero es cuestión de poco tiempo. En breve, todas esas limitaciones habrán sido superadas y podremos volver a la “normalidad”. Mientras tanto, os animamos a probar cualquier tipo de evento virtual o híbrido, ¡no perdamos el ritmo! Estamos a vuestra disposición para solucionar cualquier duda o prestaros la ayuda que necesitéis.  Y sin ninguna duda.. ¡esperamos poder veros en persona más pronto que tarde!

Esperamos que este artículo te haya resultado interesante. No dudes en contactar con nosotros para cualquier cosa que necesites. Será un placer tener noticias tuyas.

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